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第1章 商务秘书的职业角色1

1.1 引言1

1.1.1 作为一种职位的商务秘书1

1.1.2 作为一种人的商务秘书2

1.2 秘书的职务4

1.2.1 英国秘书的职务4

1.2.2 美国和加拿大秘书的职务4

1.2.3 我国外商独资企业秘书的职务5

1.2.4 中外合资企业秘书的职务6

1.3 秘书工作的特点6

1.3.1 秘书工作的主要服务对象6

1.3.2 秘书工作的主要工作内容8

1.3.3 秘书工作的主要工作方式9

1.4 秘书工作的属性11

1.4.1 秘书工作是一种辅助性的工作12

1.4.2 秘书工作是一种综合性的工作12

1.4.3 秘书工作是一种文职性的工作14

1.5 秘书的特征14

1.5.1 服务对象：直接为领导服务15

1.5.2 性别比例：女性占压倒多数15

1.5.3 年龄构成：青年占绝大多数16

1.5.4 专业技能：集中在写作方面17

1.6 秘书的责任18

1.6.1 服从领导，不得违抗18

1.6.2 遵守制度，不得违反19

1.6.3 忠于职守，不得渎职20

1.6.4 廉洁奉公，不谋私利21

1.6.5 保守秘密，不准泄密22

第2章 商务秘书的任职资格23

2.1 引言23

2.2 秘书任职的技术资格23

2.2.1 受教育程度23

2.2.2 专业技能26

2.2.3 工作经历30

2.3 秘书任职的非技术资格31

2.3.1 一般状况31

2.3.2 智力状况33

2.3.3 个性38

2.3.4 品质41

2.4 秘书的政治素质和职业道德44

2.4.1 政治素质44

2.4.2 职业道德45

第3章 时间管理47

3.1 引言47

3.2 时间的计划48

3.2.1 确定事情的办理次序48

3.2.2 估计事情的办理时间51

3.2.3 编制工作时间表53

3.3 时间日记及其分析57

3.3.1 时间日记58

3.3.2 时间日记的分析59

3.4 避免时间的浪费64

3.4.1 使用电话65

3.4.2 处理文件67

第4章 安排约会69

4.1 引言69

4.2 约会的种类71

4.2.1 公务约会和私人约会71

4.2.2 正式约会和非正式约会72

4.2.3 例行约会和非例行约会72

4.2.4 对等约会和不对等约会73

4.3 安排约会的原则74

4.3.1 双方一致的原则74

4.3.2 互相尊重的原则76

4.3.3 互讲信用的原则77

4.4 约会的安排79

4.4.1 安排约会前的准备79

4.4.2 约会的时间83

4.4.3 约会的地点85

4.4.4 安排约会的方法85

4.4.5 约会安排的顺序87

4.4.6 约会安排后的记录88

4.4.7 不对等约会的安排90

4.5 约会的取消91

4.5.1 主动取消约会92

4.5.2 被动取消约会95

第5章 接待来访98

5.1 引言98

5.2 接待的原则99

5.2.1 接待的对象99

5.2.2 接待的态度100

5.2.3 接待的程序102

5.2.4 接待的规格103

5.2.5 接待的环境104

5.3 迎接来访者105

5.3.1 办公室内的迎接105

5.3.2 办公室外的迎接108

5.4 应约来访者的接待110

5.4.1 不需等候时的接待110

5.4.2 必须等候时的接待113

5.5 非应约来访者的接待117

5.5.1 一般情况下的接待117

5.5.2 特殊情况下的接待121

5.6 会晤的暂停和终止125

5.6.1 会晤的暂停126

5.6.2 会晤的终止127

第6章 电话通信129

6.1 引言129

6.2 电话通信的基本要求131

6.3 打出电话133

6.3.1 打电话前的考虑和准备133

6.3.2 为经理打电话拨号134

6.3.3 电话接通后的自我介绍134

6.3.4 说明来电目的135

6.4 接答电话136

6.4.1 了解经理对接答来电的要求136

6.4.2 做好电话铃声响后的三件事137

6.4.3 接答外线来电的迎接辞139

6.4.4 接答内线来电的迎接辞140

6.4.5 接答第二个来电141

6.4.6 代同事接答来电和请同事代接来电142

6.5 审查来电143

6.5.1 审查来电的基本要求143

6.5.2 处理来电144

6.5.3 审查来电时不能说的话146

6.6 请对方等候147

6.7 做来电记录149

6.7.1 做来电记录前的准备150

6.7.2 做来电记录的要求150

6.7.3 来电记录单的填写151

6.8 转接来电153

6.9 结束通话154

第7章 处理邮件156

7.1 引言156

7.2 收取邮件157

7.2.1 收领邮件158

7.2.2 取回邮件159

7.3 邮件分类160

7.3.1 按收件人的姓名分类160

7.3.2 按收件部门的名称分类160

7.3.3 按邮件的重要性分类161

7.4 拆阅邮件163

7.4.1 邮件的拆封163

7.4.2 拆封后的检查164

7.4.3 误拆邮件的处理165

7.4.4 邮包和印刷品的处理167

7.5 标注日期168

7.6 邮件登记168

7.6.1 邮件登记表169

7.6.2 预期收到邮件登记表170

7.7 分发邮件172

7.7.1 呈送邮件173

7.7.2 转送邮件176

7.8 经理不在时邮件的处理179

7.9 发出邮件的处理182

7.9.1 信封的打印182

7.9.2 最后的检查185

7.9.3 信纸的折叠187

第8章 安排会议190

8.1 引言190

8.2 会议的分类192

8.2.1 事务性会议的分类192

8.2.2 内部会议的分类193

8.3 会议时间的安排195

8.4 会议地点的选择197

8.5 议事程序的准备199

8.5.1 典型的议事程序200

8.5.2 议事程序的安排202

8.6 会议的通知204

8.6.1 会议通知的内容204

8.6.2 会议通知的要求206

8.6.3 会议通知的方式207

8.7 会场的安排212

8.7.1 座位的布置212

8.7.2 会议用品的准备214

8.7.3 最后的检查215

8.8 会议期间的工作216

8.9 会后的工作218

第9章 会议记录222

9.1 引言222

9.2 做会议记录前的准备222

9.2.1 选择一种记录方式223

9.2.2 准备记录工具和材料225

9.2.3 收集和研究会议材料226

9.2.4 确定记录时的位置227

9.3 做会议记录时的要求228

9.3.1 坚持客观、准确、完整的原则228

9.3.2 根据需要运用适宜的记录方法231

9.3.3 观察会场情况并与主持人保持联系232

9.4 会议记录的组成部分233

9.4.1 会议记录的标题233

9.4.2 会议召开的日期、时间、地点和主持人姓名234

9.4.3 会议的出席情况235

9.4.4 对上次会议的会议记录作出的批准236

9.4.5 对上次会议的会议记录作出的改正237

9.4.6 提案239

9.4.7 修正案241

9.4.8 报告242

9.4.9 决议案243

9.4.10 讨论245

9.4.11 通知246

9.4.12 休会246

9.4.13 签名246

9.5 会议记录的打印格式247

9.5.1 带有页边标题的打印格式247

9.5.2 带有段落标题的打印格式250

9.5.3 不带文内标题的打印格式252